Polityka prywatności | Pałac Antyków

W skrócie: zbieramy tylko dane potrzebne do odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, najmu albo sprzedaży mebli i do rozliczeń. Strona nie ma ciasteczek reklamowych ani narzędzi śledzących. Newsletter dostają tylko osoby, które same się zapisały i potwierdziły zapis. Zdjęć z szukania po zdjęciu nie zapisujemy.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest „LOPTEM” Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Złota 81/3, 00-819 Warszawa, KRS 0000051062, NIP 5241024542, prowadząca wypożyczalnię „Pałac Antyków” (dalej „my”).

W sprawach danych osobowych prosimy o kontakt e-mailem: kontakt@palacantykow.pl, telefonicznie: +48 515 555 555 albo listownie na adres siedziby.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Formularz kontaktowy i Lista Zapytań: imię i nazwisko, adres e-mail, a jeśli je podasz, także numer telefonu, nazwa firmy i treść wiadomości, oraz numery mebli, o które pytasz.
Udostępnianie listy e-mailem: adresy e-mail, na które wysyłasz listę mebli, i Twoje imię, jeśli je wpiszesz. Używamy ich wyłącznie do jednorazowego wysłania wiadomości i nie zapisujemy ich.
Szukanie po zdjęciu: zdjęcie, które przesyłasz (punkt 4).
Newsletter: adres e-mail i dowód zgody (punkt 5).
Najem i sprzedaż: imię i nazwisko osoby kontaktowej i osób odbierających meble, nazwa firmy, NIP, adres, numer telefonu, adres e-mail, nazwa i rodzaj produkcji, lista mebli, terminy, ceny, numer polisy ubezpieczeniowej, dane z płatności i z wpłaty kaucji (w tym numer rachunku, z którego wpłynęła), protokoły wydania i zwrotu ze zdjęciami stanu mebli, korespondencja w sprawie zamówienia, a także złożone oświadczenia i zgody.
Dane od innych osób i z rejestru: dane osób kontaktowych i odbierających meble przekazuje nam klient, który je wskazał (zwykle firma produkcyjna); dane odbiorców udostępnionej listy podaje osoba, która ją wysyła. Gdy podasz NIP, nazwę i adres firmy pobieramy z publicznego Wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Korespondencja: dane, które przekażesz nam e-mailem albo telefonicznie.
Dane techniczne: skrót adresu IP tworzony z tajnym kluczem (bez klucza nie da się z niego odtworzyć adresu) i informacja o przeglądarce, wyłącznie do ochrony formularzy i funkcji strony przed nadużyciami. Serwer strony zapisuje też w dzienniku podstawowe informacje o połączeniach (m.in. adres IP, czas, odwiedzona podstrona). Nie łączymy ich z danymi z formularzy.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail i imienia nie odpowiemy na wiadomość, a bez danych potrzebnych do umowy i rozliczeń nie zawrzemy umowy najmu albo sprzedaży.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Usługi strony opisane w Regulaminie (Lista Zapytań, formularz kontaktowy, udostępnianie listy, szukanie po zdjęciu). Podstawa: wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Okres: przez czas świadczenia usługi.
Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty albo Wyceny. Podstawa: działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); gdy piszesz w imieniu firmy, nasz prawnie uzasadniony interes, czyli kontakt z kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do zakończenia rozmów, a gdy nie dojdzie do umowy, najdłużej 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
Zawarcie i wykonanie umowy najmu albo sprzedaży, w tym kaucja, protokoły i potwierdzenia e-mailem. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane osób kontaktowych i odbierających meble po stronie firmy: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
Rozliczenia, faktury, obowiązki podatkowe i rachunkowe. Podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres: do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, w tym dotyczących stanu mebli. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
Newsletter. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Okres: do wycofania zgody. Dowód zgody i jej wycofania przechowujemy przez 3 lata od wycofania zgody, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, czyli wykazania zgodności z prawem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Bezpieczeństwo strony i ochrona przed spamem. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: skróty adresów IP używane do limitów: 2 dni; skrót zapisany przy zapytaniu albo zapisie na newsletter: tak długo jak zapytanie albo dowód zgody.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy. Danych z zapytań i zamówień nie wykorzystujemy do marketingu.

4. Szukanie po zdjęciu

Gdy korzystasz z funkcji „Szukaj po zdjęciu”, przeglądarka zmniejsza zdjęcie i wysyła je do nas bez danych z aparatu (takich jak miejsce wykonania zdjęcia). Nasz serwer przekazuje je do usługi Google Cloud (Vertex AI), która na serwerach w Unii Europejskiej zaznacza meble na zdjęciu, tworzy numeryczny „odcisk” obrazu i porównuje go z naszym katalogiem.

Zdjęcia nie zapisujemy. Jest w pamięci serwera tylko na czas wyszukiwania. W statystykach zostaje sam wynik (numer najbardziej podobnego mebla), bez zdjęcia i bez adresu IP.
Google przetwarza zdjęcie na nasze polecenie, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia (Cloud Data Processing Addendum). Nie wykorzystuje go do trenowania swoich modeli. Może je krótko przechowywać wyłącznie w celach technicznych i bezpieczeństwa, na zasadach dokumentacji Google Cloud.
Osoby na zdjęciu: prosimy nie przesyłać zdjęć, na których widać ludzi albo dokumenty. Jeśli na zdjęciu znajdą się dane osobowe, przetwarzamy je wyłącznie w celu wykonania wyszukiwania.
Limit wyszukiwań z jednego połączenia chroni funkcję przed nadużyciami. Służy do tego skrót adresu IP, usuwany po 2 dniach.

Jeśli zaznaczysz pole zapisu przy formularzu i potwierdzisz zapis linkiem z wiadomości e-mail, wysyłamy Ci newsletter Pałac Antyków: nowe meble w kolekcji, zdjęcia z realizacji i oferty specjalne. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) na otrzymywanie informacji handlowych e-mailem (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Zapis nie jest warunkiem wysłania zapytania ani zawarcia umowy.

Wycofanie zgody: w każdej chwili, linkiem „Wypisz się” w każdym newsletterze albo pisząc na adres z punktu 1. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed wycofania.
Co przechowujemy: adres e-mail, datę zapisu i potwierdzenia, treść zgody oraz skrót adresu IP z chwili zapisu i potwierdzenia (dowód zgody). Niepotwierdzone zapisy usuwamy po 7 dniach.
Wysyłka: newsletter wysyłamy przez Brevo (Sendinblue SAS, Francja), które przetwarza adresy na nasze polecenie.
Pomiar: na podstawie zgody wyrażonej przy zapisie sprawdzamy, czy newsletter został otwarty i które linki kliknięto, żeby ocenić, które treści są przydatne. Otwarcie rozpoznaje niewidoczny obrazek w wiadomości. Jeśli nie chcesz, żeby był liczony, wyłącz wyświetlanie obrazków w programie pocztowym albo wypisz się z newslettera.

6. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Dostęp do danych mają upoważnione osoby z naszego zespołu oraz firmy, które świadczą dla nas usługi i działają na nasze polecenie (podmioty przetwarzające):

LH.pl Sp. z o.o. (Poznań): hosting strony i poczty e-mail w domenie palacantykow.pl;
Google Cloud EMEA Limited (Irlandia): rozpoznawanie zdjęć w szukaniu po zdjęciu, na serwerach w Unii Europejskiej;
Sendinblue SAS, marka Brevo (Francja): wysyłka newslettera;
biuro rachunkowe prowadzące naszą księgowość, w zakresie dokumentów rozliczeniowych, w tym wycen i zamówień;
wykonawca strony i panelu, w zakresie obsługi technicznej, aktualizacji i kopii zapasowych;
dostawcy usług poczty e-mail osób obsługujących zapytania;
przewoźnicy, gdy na Twoją prośbę organizujemy transport.

Dane mogą też otrzymać, jako odrębni administratorzy: banki i operatorzy płatności (przy płatnościach i zwrocie kaucji), ubezpieczyciele (przy zgłoszeniu szkody), kancelarie prawne oraz organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Przetwarzamy dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli któryś z dostawców przetwarzałby je poza EOG, odbywa się to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (np. dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres z punktu 1.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.

Prawo sprzeciwu. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Wystarczy wiadomość na adres z punktu 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

9. Ciasteczka i pamięć przeglądarki

Strona nie używa ciasteczek analitycznych i reklamowych ani narzędzi śledzących (takich jak Google Analytics czy piksele reklamowe). Czcionki i pozostałe pliki strony wczytujemy z naszego serwera. Dlatego nie wyświetlamy okna z prośbą o zgodę.

Korzystamy wyłącznie z mechanizmów niezbędnych do bezpiecznego połączenia i do działania funkcji, o które prosisz (art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej):

Ciasteczko sesji pa_sid: pojawia się na stronach z formularzem i zabezpiecza jego wysłanie (ochrona przed podszywaniem się i spamem); znika po zamknięciu przeglądarki.
Lista Zapytań w pamięci przeglądarki (localStorage, pa_inquiry): numery mebli odłożonych na listę; zostają na Twoim urządzeniu i nie trafiają do nas, dopóki nie wyślesz zapytania. Listę wyczyścisz przyciskiem na stronie listy albo w ustawieniach przeglądarki.
Miejsce w ofercie w pamięci karty (sessionStorage, pa_offer): adres strony oferty, z której przechodzisz do mebla, i numer tego mebla, żeby strzałka „Wróć” i nawigacja prowadziły z powrotem w to samo miejsce; zostaje na Twoim urządzeniu i znika po zamknięciu karty.
Wyniki szukania po zdjęciu w pamięci karty (sessionStorage, pa_vs): pomniejszone zdjęcie i wyniki, żeby po powrocie z karty mebla nie szukać od nowa; zostają na Twoim urządzeniu i znikają po zamknięciu karty.
Ciasteczko pa_https_guard: zapisuje się na 60 sekund tylko przy wejściu przez nieszyfrowany adres (http://) i pilnuje, żeby przekierowanie na bezpieczne połączenie nie zapętliło się; nie zawiera danych o Tobie.

Osoby z naszego zespołu logujące się do panelu korzystają dodatkowo z ciasteczek logowania; nie dotyczy to odwiedzających stronę.

10. Linki do innych serwisów

Przyciski „Wyznacz trasę” i „Trasa do magazynu” otwierają Mapy Google. Od tego momentu obowiązują zasady prywatności Google. Sama nasza strona nie wczytuje map ani innych treści Google.

11. Zmiany polityki

Gdy zmienimy sposób działania strony (np. dodamy nową funkcję), zaktualizujemy tę politykę i datę na jej początku. Zasady najmu i sprzedaży opisuje Regulamin.

12. Dane spółki

Firma: „LOPTEM” Sp. z o.o.
Siedziba: ul. Złota 81/3, 00-819 Warszawa
Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
KRS: 0000051062
NIP: 5241024542
REGON: 011216131
Kapitał zakładowy: 100 000,00 zł
Adres do e-Doręczeń: AE:PL-34886-81809-VCGDR-14